Votre référentiel métier, la source de vérité à laquelle Ceertia confronte chaque dossier.
Vos fichiers, vos listes de référence, vos registres métier : une base réutilisable, rattachée aux questions qui en ont besoin. Ceertia confronte ce qu’il détecte dans un document à votre référentiel, et cite la ligne exacte en preuve.
Une base ne fait pas qu’éclairer l’analyse. Elle peut la trancher.
Dans de nombreux contrôles, la base n’est pas là pour donner du contexte à l’IA : elle est le référentiel auquel la réponse doit correspondre. La liste tranche, l’IA ne devine pas.
Quand la question est « ce que j’ai trouvé figure-t-il dans la liste ? », c’est la recherche qui détermine la réponse. L’IA extrait et normalise la valeur ; elle ne juge pas de sa validité.
Une base peut servir tout un cas d’usage, ou une question précise. C’est le rattachement au niveau question qui rend la fonctionnalité exploitable : chaque question porte son référentiel et sa règle de correspondance.
Une réponse vérifiée affiche la valeur extraite du dossier et sa provenance, la ligne du référentiel retenue, ainsi que la version et la date de ce référentiel.
Quatre types de sources, un par base.
On crée une base une fois, on la relie partout où elle est utile. Son type détermine ce que l’on peut en faire.
Documents de référence : PDF et autres fichiers métier, archives ZIP contenant plusieurs documents, ou texte saisi directement dans Ceertia.
- Texte extrait, découpé en segments, avec un état « prêt » explicite
- Le texte extrait et les segments disponibles sont consultables
- Enrichissement : doctrine, procédure, référentiel réglementaire
Enrichissement uniquement · Version figée à l’import
Une liste structurée, importée ou saisie : personnes certifiées, entreprises agréées, matériels homologués, codes autorisés, plafonds applicables.
- Colonnes exploitables : nom, identifiant, domaine, dates de validité, statut
- Une clé de correspondance déclarée, et des colonnes servant de conditions
- Vérification : ce que j’ai trouvé figure-t-il dans la liste ?
Enrichissement ou vérification · Version datée, réimport manuel ou planifié
Une source structurée maintenue à l’extérieur, interrogée en direct au moment du contrôle. EPREL, le registre européen des produits liés à l’énergie, en est l’exemple concret.
- Recherche par numéro d’enregistrement, GTIN ou EAN, ou marque et modèle
- Informations structurées récupérées et comparées aux pièces du dossier
- Enrichissement ou vérification, selon le rattachement
Enrichissement ou vérification · Temps réel, selon la disponibilité de la source
Un flux de travail produit un contexte dynamique quand de simples fichiers ne suffisent pas : appeler une API, interroger un registre, chercher dans des documents, transformer une donnée, demander une analyse à l’IA.
- Son résultat devient une source de contexte supplémentaire
- Ou le référentiel d’une vérification, si sa sortie est structurée
- Recalculé à chaque exécution, avec son propre journal
Enrichissement, ou vérification si la sortie est structurée · Recalculé à chaque exécution
Enrichissement ou vérification : c’est le rattachement qui décide.
Le mode appartient au rattachement, pas à la base. La même base peut enrichir une question et en vérifier une autre.
La base ajoute de la matière au contexte analysé. L’IA la lit au même titre que les pièces du dossier et s’en sert pour formuler sa réponse. Le contenu éclaire, il n’impose rien.
- Pour du texte, de la doctrine, une procédure, un historique
- Rattachement au niveau cas d’usage par défaut
- La réponse se lit comme un raisonnement, avec ses sources
La base fait autorité. Ceertia extrait une valeur précise du dossier, la cherche dans le référentiel, et le résultat de cette recherche détermine la réponse.
- Pour la certification, l’agrément, l’homologation, l’appartenance à une liste fermée
- Rattachement au niveau question par défaut
- La réponse se lit comme une confrontation, pas comme un paragraphe
Deux niveaux, une règle de précédence.
Une base rattachée à un cas d’usage sert toutes ses questions. Une base rattachée à une question ne sert que celle-ci, et l’emporte sur le rattachement au cas d’usage pour cette question. Une base rattachée aux deux niveaux n’est jamais comptée deux fois dans le contexte.
Le rattachement au niveau question porte sa propre configuration : la valeur à extraire, la clé de correspondance, les conditions à contrôler et la conduite à tenir en l’absence de correspondance. Deux questions peuvent utiliser la même liste avec des clés différentes.
| Niveau | Portée | Mode par défaut |
|---|---|---|
| Cas d’usage | Toutes les questions du cas d’usage | Enrichissement |
| Question | Cette question uniquement | Vérification |
Du document au verdict, six étapes.
C’est le cœur de la fonctionnalité, et ce que l’interface rend lisible à chaque étape.
La question déclare la valeur à chercher dans le dossier : un nom, un numéro SIRET, un numéro de certification, une référence de matériel. Ceertia retient sa source exacte : document, page, passage.
Casse, accents, espaces, ponctuation, formats de numéros et de dates sont ramenés à une forme comparable. Sans cela, « DUPONT Jean-Marc » et « Jean Marc Dupont » ne se rencontrent jamais.
La valeur normalisée est cherchée dans le référentiel selon la clé déclarée sur le rattachement : correspondance exacte, normalisée, ou approximative avec un seuil.
La ligne trouvée doit encore satisfaire les conditions déclarées : certification valide à la date des travaux, domaine correspondant au geste contrôlé, statut actif.
Conforme, non conforme, ou indéterminé. L’indéterminé est un résultat de plein droit, pas un échec masqué.
La valeur extraite et son emplacement, la ligne du référentiel retenue, la version et la date du référentiel, et le motif du verdict. La décision finale reste soumise à supervision humaine.
Chaque cas a une issue nommée.
Aucune situation ne produit un verdict silencieux, et aucune défaillance technique ne produit un « non conforme ».
| Situation | Verdict | Ce que voit l’utilisateur |
|---|---|---|
| Une correspondance, conditions satisfaites | Conforme | La ligne du référentiel, la valeur extraite, sa source dans le dossier |
| Une correspondance, une condition non satisfaite | Non conforme | Le motif nommé explicitement : certification expirée à telle date, domaine non couvert |
| Aucune correspondance | Non conforme ou à vérifier | Paramétré sur le rattachement. Par défaut : à vérifier, pas non conforme |
| Plusieurs correspondances | Indéterminé | La liste des candidats, avec arbitrage humain demandé |
| Correspondance approximative sous le seuil | Indéterminé | La proposition la plus proche, son écart, et une confirmation à donner |
| Valeur absente du document | Indéterminé | Donnée non trouvée dans le dossier : l’absence de preuve n’est pas une preuve d’absence |
| Source externe indisponible | Indéterminé | Un incident explicite, jamais un verdict de repli |
| Référentiel au-delà de sa fraîcheur déclarée | Verdict rendu, signalé | Un avertissement visible sur la réponse et sur la base |
Une défaillance technique ne produit jamais un « non conforme ». Un dossier n’est pas pénalisé parce qu’une API n’a pas répondu.
Cet installateur est-il certifié pour ce geste ?
Une base « Installateurs certifiés » est importée comme liste de référence, avec raison sociale, SIRET, numéro de certification, domaine et dates de validité. Le SIRET est déclaré comme clé principale, la raison sociale comme clé secondaire, et la base est rattachée à cette seule question, en mode vérification.
Au moment du contrôle, Ceertia extrait du devis la raison sociale, le SIRET et la date des travaux, normalise, trouve la ligne, et contrôle que les travaux tombent dans la période de validité et que le domaine correspond. Si le SIRET est absent du devis, il bascule sur la raison sociale ; si celle-ci ne donne qu’une correspondance approximative, la question passe en indéterminé avec la proposition affichée.
Des sources vivantes, dans la même analyse.
Un registre externe est interrogé pendant le contrôle, à partir des références présentes dans les documents. EPREL en est le cas concret : le registre européen des informations réglementaires sur les produits liés à l’énergie.
À partir d’un numéro d’enregistrement, d’un GTIN ou EAN, ou d’une référence et d’un modèle avec sa marque.
Ce que renvoie le registre est ajouté au contexte analysé, avec les autres pièces du dossier.
Rattaché à une question en mode vérification, le registre produit une comparaison entre le devis et la fiche du registre.
Le registre enrichit l’analyse. L’issue finale reste déterminée par votre cas d’usage et par les règles de contrôle Ceertia.
Ce que la fonctionnalité garantit.
Le verdict est une proposition. La supervision humaine reste systématique.
Toute réponse issue d’une vérification remonte à une ligne du référentiel et à une version datée de celui-ci.
Un contrôle rejoué peut indiquer quelle version du référentiel avait été utilisée.
L’indéterminé est un état à part entière dans l’interface, pas une variante discrète du non conforme.
Elle s’affiche, elle ne se devine pas. Un référentiel périmé est signalé sur la réponse et sur la base.
Les questions courantes, des réponses directes.
Une base de connaissances décide-t-elle seule ?+
Quelle différence entre enrichissement et vérification ?+
Que se passe-t-il si une source externe est indisponible ?+
Deux questions peuvent-elles utiliser la même liste différemment ?+
Créez une base une fois, rattachez-la à un cas d’usage ou à une seule question, et chaque réponse qu’elle produit porte la ligne, la version et la date derrière elle.
Apportez l’une de vos listes de référence.
En 30 minutes de démo, nous l’importons, la rattachons à une vraie question et exécutons le contrôle sur l’un de vos dossiers.